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舟山市科技局关于印发《舟山市科技局系统公文处理细则》的通知
发布日期:2017-09-30    信息来源:市科技局     字号:[ ]

机关各处室、各直属单位:

  公文处理是保证国家行政机关高效协调运转的重要基础工作,既是政府工作规范性、严谨性的重要体现,又反映了政府系统工作人员的能力和水平。为进一步加强政风建设,做好公文处理工作,我局结合单位实际,研究制定了《舟山市科技局系统公文处理细则》。现将通知转发给你们,请认真贯彻落实。

  附件:舟山市科技局系统公文处理细则

 

                              舟山市科技局

                             2016年7月12日

 

 附件

舟山市科技局系统公文处理细则

  第一章 总 则

  第一条 为使本局系统的公文(包括电报,下同)处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和质量,根据《党政机关公文处理工作条例》(2012年7月1日)、《党政机关公文格式(国家标准)》和市委、市政府有关公文处理规定,结合本局系统实际制定本细则。

  第二条 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是机关工作的重要组成部分。全局系统干部务必充分认识公文处理工作的重要性,遵循本细则规定,确保局系统公文的有序运转。

  第三条局 局办公室是局系统公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作,并对局属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

  第四条 公文处理必须做到及时、准确、保密、安全。严格按照有关保密规定,控制涉密文件的接触范围,做好保密文件的保管、清退工作,起草涉密文件必须在涉密工作区中操作,严防失密、泄密事件的发生。

第二章 公文种类和公文格式

  第五条 本局系统使用的公文种类有:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15个。(命令、议案、公告、通告属行政机关特有文种,决议属党委机关特有文种)

  第六条 本局系统公文格式按照国家标准制定。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

     涉密公文应当标注份号,标注密级和保密期限。紧急公文标注特急(事关重大而又十分紧急,要求马上以最快速度形成、运转及办理)、加急(5天内);电报标注特提(马上办、1天内办结)、特急(8小时内办、3天结)、加急(24小时办、5天结)、平急(不超48小时、10天结)。

第三章 公文的主要形式和适用范围

第七条 公文的主要形式和适用范围主要有:(一)决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项;(二)决定:适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项;(三)命令(令) :适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员;(四)公报:适用于公布重要决定或者重大事项;(五)公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项;(六)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;(七)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法;(八)通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文;(九)通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况;(十)报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问;(十一)请示:适用于向上级机关请求指示、批准;(十二)批复:适用于答复下级机关请示事项;(十三)议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项;(十四)函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项;(十五)纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。

第四章 行文规则

  第八条 上行文“原则上主送一个上级机关”。党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文。

第五章“公文办理”

       涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

1、收文。凡本机关外的文电、信件、材料均由指定的文书人员负责签收、登记,并附上文件处理笺。对于重要和急办的文电,要随收随送。

2、批办。文书人员将签收的文电应先送办公室领导批办,根据内容、密级和工作需要,确定文件主送领导、承办部门。提请领导批示的文件一般应提出拟办意见。

3、传阅。送文人员要按照领导的阅读范围,及时传阅,随时掌握文件动向,并注意催阅和退还。相关人员传阅后,应在文件处理笺上签上名,并提出有关处理意见。

4、承办。领导批示需要有关部室办理的文件,送文人员应将文件交有关部室承办。若主管领导认为需要其他领导审阅或需提交主席办公会讨论决定的,由承办部室负责提出处理意见。

5、发文。机关各种公文属综合性的由综合部负责起草,业务性的按各部室职责分工负责起草。起草公文要求客观准确简洁规范,公文一律用发文稿纸按具体要求逐项填写。凡以市科协名义印发的文件,起草后先送综合部作技术处理,进行文件编号,再由主席、书记或副主席签发。文件下发前要进行认真效对,要做到格式规范,要素齐全,内容无误。

6、立卷。文书档案要统一存放、统一管理。所有文件、内部资料、案卷及与案卷有关的材料等,都要及时送综合部,由文书管理员分类归档,立卷保存。属各部室自身保存的资料,年终也要立卷。立卷要规范,便于管理和查找。

四、电子政务类文件处理按照市政府政务网要求办理。通过政务网传送单位文件,也要按照公文签发程序办理。

 

第六章“公文管理”

       1.设立党委(党组)的县级以上单位设立保密室和机要阅文室。

    2.定密前按拟定密级管理,定密后严格按密级管理。绝密级文件专人管理。

    3.密件公开发布前要履行解密程序。

    4.复制、汇编机密级、秘密级公文应符合有关规定并经本机关负责人批准,绝密件一般不得复制、汇编。复制、汇编件按原件管理,加盖复制机关戳记。

    5.对公文的销毁和移交等作出具体规定。

1.对各类文件的版头、正文、版记作具体规定,上行文、平行文、下行文版头全部统一

2.发文机关标志推荐用红色小标宋字体

3.公文份号、密级、紧急程度用3号黑体,签发人姓名用3号楷体

4.公文标题用2号小标宋体,正文用3号仿宋体, 正文中的结构层次序数: 一、黑体; (二)楷体;3.仿宋; (4)仿宋5.成文日期用阿拉伯数字6.版记字体用4号仿宋字

提高公文处理工作能力:1. 加强学习、业精于勤;2. 勤于实践、善于钻研;3. 坚持标准、坚守原则;4. 机关带头、严格执行;5. 领导重视、树立榜样。

 

 第十条下级机关和有关部门向本局请示、商洽工作,应一事一文;并给本局留出研究决策时间:一般事项不得少于两周,紧急事项也不得少于5个工作日。

  主送本局的请示、报告、意见一般报送5份,需局党组会议、局长办公会议审议的报送15份。“报告”不得夹带请示事项。

  第十一条对主送本局的公文,一般应从收文之日起15个工作日内办结,特别复杂的一般也应在1个月内办结。对急件,要随到随办。

  本局主办公文需其他部门协办的,在协办部门超过3个规定工作日且没有及时沟通、答复时,应主动与其沟通,如协办部门仍没有作出明确答复和确定回复时间的,可以视其为同意。本局作为协办部门的,必须在3个工作日内给主办部门予以答复,如因特殊情况不能按期回复,应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。

  第十二条 公文内容涉及有关部门和地方的权限,主办科室(单位)应先与有关部门和地方主动协商。在协商未取得一致前,本局一般不向下行文;如是上报公文,应如实反映有关地方和部门的不同意见,由上级裁决。

  公文内容如涉及局内有关科室(单位)业务权限的,主办科室(单位)应事先与其协商会签,若有不同意见,应如实反映。未经协商会签,一律不得发文。

  凡规范性文件和重大政策(如办法、规定等)需由局内各科室(单位)审核,提交局党组会议审定。

  第十三条市委、市政府交办件,属本局职权范围内的事项,由本局负责按时限要求及时办复,并以局或办公室名义统一函复市委、市政府办公室。其中若交办时授权,也可直接函复有关部门或地方,同时抄送市委、市政府办公室;需以市委或市政府名义答复处理的事项,应附代拟稿,转请市委或市政府办公室审定。办理交办的文件,在复函的办文稿内需注明收文号。

  上报的公文,一般不主送给领导者个人。需主送给领导者个人的请示和报告,以局信笺形式发出(加盖局印章)。

  第十四条本局向受双重领导的下级单位行文时,应同时抄送其另一上级机关。

第五章 发文办理

第十五条 发文办理指以本局名义制发公文过程,包括起草、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。发文办理:复核(审批手续、内容、文种、格式。如需实质性修改要报原审批人复审)、登记(发文字号、分送范围、印制份数)、印制(确保质量和时效,涉密公文在符合保密要求的场所印刷)、核发(对文字、格式和印刷质量进行检查后分发)。

 

起草:1.从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行  2.深入调查研究,充分论证,广泛听取意见  3.机关负责人应主持、指导重要公文起草。

审核:1.行文理由充分、依据准确;2.符合法规、准确体现意图、与现行公文相衔接;3.所有涉及部门充分协商一致;4.文种正确、格式规范,人名、地名、引文、单位、标点规范;5.其它内容符合起草要求。需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公厅(室)进行初审。

签发:1.签发公文应签署意见、姓名、完整日期;2.圈阅或签名视为同意;3.联合行文由所有联署机关负责人会签。1.重要公文和上行文由机关主要负责人签发;   2.办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。

收文办理:签收:清点,核对,注明时间

登记:主要信息、办理情况

初审:1.由本机关办理;2.符合行文规则,文种、格式正确;3.涉及部门已协商、会签

承办:1.阅知性公文分送;2.批办性公文提出拟办意见报领导批示或转办;3.涉及多部门的要明确主办部门;4.紧急公文明确办理时限;5.承办部门按时完成

传阅:1.及时送传阅对象;2.随时掌握公文去向,控制传阅周期;3.严格传阅范围,安全保密; 4. 准确抄清批示; 5.及时归档

催办:1.及时掌握进展;2.紧急或重要公文专人催办;3.及时记载催办情况

答复:1.书面:制发公文、印送批示件;2.口头答复

 

  第十六条草拟公文应当做到:

  (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。起草文件前要事先就有关事项征得分管局领导同意。

  (二)观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

  (三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

  (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

  (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

  (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

  (七)应当使用国家法定计量单位。

  (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

  (九)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  (十)草拟公文稿头,应用发文稿纸,稿纸公开属性、秘密等级、紧急程度、抄送机关等各项应认真填写。如联合发文,应在签发栏内划出定格注明联名单位,以便签发批示。文稿正文一般要打印成文,不提倡手写。起草和签发公文时要用钢笔或签字笔,不得用铅笔、圆珠笔,字迹要端正清楚。

  (十一)文稿的附件,应是经局办公室收发登记编号的原件。

  第十七条审核。

  凡以局名义发文,在送局领导签发之前,都应经过局办公室核稿。各科室、单位所拟公文须经科室(单位)位主要负责人审稿签字后交办公室核稿。科室(单位)主要负责人是科室(单位)审稿的第一责任人。办公室对文稿内容、文字、文号、格式、密级、公开属性等进行全面审核把关,如是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关规定等。未经办公室核稿的文稿,各科室(单位)不得先行送局领导签发。对特急件、急件,办公室要随到随核,其他文件在2个工作日内完成核稿工作。对表述不清、不合规范的文稿给予退稿处理,提请进行修改或重新草拟。

  第十八条签发。

  (一)以局党组名义发出的文件,由局党组书记或由其委托副书记签发。

  (二)以局机关党委名义发出的文件,由局机关党委书记或由其委托副书记签发,重要事项需经局党委研究同意。

  (三)以局行政名义发出的文件,一般根据工作分工由局长委托分管副局长签发;但上报市委、市政府等请示、报告、意见,与县(市、区)政府、市级有关部门商洽工作的重要文件,涉及重大事项审批、规范性文件和重要工作部署的文件,由分管副局长审签后送局长或由其委托主持工作的副局长签发。

  (四)以局办公室名义发出的文件,一般常规性事项和已经局领导研究确定的事项,由局办公室主任或由其委托副主任签发;重要事项,需经局主要领导或分管领导审阅后发文。

  (五)以局直属单位名义发出的文件,由直属单位主要负责人签发,重要事项需经局党组研究同意或经局主要领导、分管领导同意。

  签发人在批签文件时,应标明同意与否,并在发文稿首页签发栏内签署姓名和日期。其他审批人圈阅,应视为同意。

  第十九条会签。

  (一)本局起草的文稿需送外单位会签的由局办公室送局领导批签后,再由承办科室(单位)负责送会;局内有关科室(单位)之间会签的文稿,由承办科室(单位)自行办理。

  (二)外单位送本局会签的文稿,一律由局办公室按各科室(单位)业务分工,先送科室(单位)审核提出意见,再由局办公室送分管局领导批签。外单位送来的会签稿,原则上应由该主办单位领导签发后,再由本局会签;外单位与本局联合发文,主办单位签发后,应按联名单位顺序依次签发。

  (三)会签稿要急件急办,一般会签稿要求3-5天办毕,超过期限的要说明原因。各科室(单位)若对会签稿有意见,应写明意见,附在会签稿上。如在文稿上作较大修改,应标注修改单位,以示负责。

  第二十条复核。

  文件经领导签发正式印制前,局办公室应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

  第二十一条缮印。

  (一)以局党组、局行政名义发出的正式文件,由局办公室统一安排印制。印制前办公室应登记编号。

  (二)各科室(单位)主办的文件,原则上都应输入保密专用的计算机移动存储介质,交局办公室统一排版付印。

  (三)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,也可采取标识“此页无正文”的方法解决。

  第二十二条校对。

  (一)局发文电,由拟稿科室(单位)负责校对。校对必须准确无误,校样与原稿必须一致,不得擅自修改原稿,如必须修改时,应征得局办公室核稿人认可,重要改动需经签发人同意。打印其它稿件时,也要先定稿再承印,不得边校、边改。校对人员一般需经三校,终校后在文稿首页校对人栏上签字,以示负责。

  (二)限时印出的特急件,主办科室(单位)应责成专人跟踪校对,而不得因无人校对造成文件延误。

  (三)上报市委、市政府和科技厅等文件,应由局办公室审读后再发出。

  (四)实行“第一读者”制度和差错通报制度。

  (五)对有差错或印制质量不符合要求的公文,应予以重新印制。

  第二十三条用印。

  本局文件采用“一印一号”。用印时应对用印文件进行登记,并将文件电子版、纸质版进行备案。凡文件印量在100份以上的,印章实行套印。由外单位主办的与本局联合发文,用印前应先送本局主办科室(单位)校核,在印发件上签名后再盖章。 

  第二十四条分发。

  (一)局党组、局行政文件,内部分发按以下规定执行:

  1.局党组成员每人1份。

  2.各科室(单位)1份,其中局办公室增加4份。

  3.存档3份。

  4.对分发范围另有指定的文件,另行分发。如向上级请示、报告等范围不宜过大的文件,只发局领导和有关科室,或视情况分发。

  (二)发往外单位的信件由局办公室统一安排,通过以下渠道分发:

  1.发往市直有关部门的机密级以下信件,可经过大院文件交换站交换。

  2.发往本埠的绝密信件、特急信件均应派专人递送,不得托人代转。

  3.发往外埠的秘密级以上信件,一律通过机要邮局递送。

  4.发往外埠的普通信件(平信)、挂号信,均通过邮局递送。

  发秘密级以上文件、资料时,应在信封上准确地写明收文部门或收件人姓名,并在信封上注明秘密等级、缓急程度和编号,发绝密级文件、资料时,要在信封上加贴密封条。

  第二十五条信息公开。

  主办科室在公文拟稿时应根据有关规定提出公开属性,按公文处理程序进行审批,文件签发后登记文号同时登记公开属性。属主动公开的文件,存档5份,其余文件存档3份,印发后15个工作日内,由局信息公开办正式对外公开;属于不予公开的要写明不予公开理由和依据。

第六章 收文办理

  第二十六条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

  第二十七条签收。

  外单位发给本局的公文,由局办公室指定专人负责签收、拆封。

  各科室(单位)自行收到的外单位主送公文,应按办文程序交局办公室签收。

  第二十八条登记、审核。

  局办公室设置登记簿,对各种来文进行分类登记、编号,贴上局收文处理单,注明收文日期、份数、标题,同时加盖局收文章,送局办公室主任拟办。

  对主送本局办理的文件要进行审核,重点是,文件内容是否确切、格式是否规范,对不应属本局办理或格式有问题的公文,经局办公室分管文件的主任同意后,给予退稿。退稿单上要注明退稿原因。

  第二十九条拟办。

  对本局收文,一般作如下处理:

  (一)中央、省和市委、市人大、市政府、市政协、市纪委及其办公室和市军分区文件,批送局领导传阅;对其中与本局工作有关的文件,复印送主管领导和相关科室(单位),也可根据领导要求予以复制;对其中涉及本局工作需要研究办理的,提出拟办意见,经局主要领导或分管领导审批后,转有关科室(单位)或有关人员办理。

  (二)对市级有关部门,县(市、区)政府,市属科研院所,高等学校,市高新技术产业园区管委会,县(市、区)科技部门和下属单位,抄报、抄送本局的一般知照性文件,批送局分管领导和有关科室(单位)传阅;较为重要的文件,视情批送局主要领导、分管领导或党组成员传阅;对其中涉及本局工作需要研究办理的,提出拟办意见,经局主要领导或分管领导审批后,转有关科室(单位)或有关人员办理。

  (三)对主送本局办理的文件,直接转给有关科室(单位)办理,同时将文件批送给局主要领导、分管领导各1份,在文头写上“已转某某科室办理”的章。

  (四)对紧急办件,办公室应立即将文件送局领导批阅,局主要领导或分管领导不在时,办公室应根据文件内容及时限要求直接转给有关科室(单位)办理,并电话向局领导汇报并做好督办工作。

  第三十条批办。

  拟办意见经局领导阅批后,局办公室按阅批意见分送有关科室(单位)办理。

  第三十一条承办。

  承办科室(单位)收到办文后,应进行登记,及时办理,不得拖延积压。如不属本科室(单位)办理的文件,应及时退回办公室。办文超过规定时限的,应将超期原因报告分管局领导,并告知局办公室。

  第三十二条催办。

  根据办理文件件件有着落的要求,局办公室对送办和送会的文件承办情况应及时进行督查。要坚持急事急办,特事特办的原则,对因办事办文拖拉而贻误工作的,要追究责任。

  局内各科室(单位)承办的文件和自行送出会签的文件及领导交办的事项,由各主办科室(单位)的承办人负责催办。由局办公室送外部门会签的文件,除局办公室负责向有关会签部门催办外,主办科室(单位)亦应负责催询会签部门的主管科室(单位)。

  各科室(单位)对局办公室催办工作,应予支持,并及时准确地提供办理情况。

  第三十三条传阅文件应速传速阅,不得压误、扣留,传阅时间一般不得超过3天。急件应随到、随传、随阅,必要时可集体阅读。交办件会办时,有关会办科室(单位)应抓紧办理,不允许借口有不同意见长时间扣压不办。

  第三十四条各科室(单位)都要指定专人管理文件资料。收到办文后要立即登记,并及时将文件资料送交科室(单位)负责人或分管的同志阅办。

第七章 立卷归档

  第三十五条文电归档、立卷按机关文书立卷归档工作的规定进行办理。

第八章 附则

  第三十六条中央、省和市委、市政府的文件,如需转达,可原件翻印,不再另行行文。

  第三十七条电报视同文件管理,具体办法另行制定。

  第三十八条在文件的处理和管理中,应严格执行国家《保密法》和党内保密规定,对阅办完毕不需归档的文件、资料进行定期清理,由局办公室统一进行销毁。

  第三十九条本细则由龙岩市科学技术局办公室负责解释。

 





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